Managementassistent

Reeuwijk

Het gaat goed met CAG! Om nog meer mensen te helpen om in gezonde gebouwen te leven, zoeken wij collega’s die dit samen met ons willen realiseren. Kom jij ons team versterken? Voor CAG, onderdeel van Socotec in Reeuwijk, zoeken wij een:

Managementassistent

Lees snel verder!

Een greep uit jouw taken en verantwoordelijkheden

Deze rol is geschikt voor de echte managementondersteuner. Je schakelt eenvoudig op zowel secretarieel als organisatorisch niveau. Je bereidt alle meetings voor en zorgt dat de directieleden de juiste stukken paraat hebben. Je ontvangt gasten en bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Agenda- en e-mailbeheer behoren vanzelfsprekend tot jouw taken. Ook houd je actie- en besluitlijsten bij en zie jij toe op een goede naleving daarvan.

Ontzorgen is jouw tweede natuur. In deze zelfstandige functie kun je dat naar hartenlust doen. Wel sta je ‘je mannetje’. Je geeft duidelijk grenzen aan en weet verwachtingen te managen. In deze functie is een uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal een ‘must’.

Een greep uit jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Beheren van de agenda
• Afspraken maken
• E-mailbox bijhouden
• Ontvangen van bezoekers
• Plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• Notuleren van vergaderingen en maken van agenda’s voor vergaderingen
• Attenderen van de betreffende directeur/directieleden over gemaakte en gewenste afspraken
• Regelen van lunch of diner
• Redigeren van aangeleverde teksten en afhandelen van vertrouwelijke correspondentie
• Uitvoeren van administratieve taken in de breedste zin van het woord.
• Signaleren van verbeteringen en doen van voorstellen hieromtrent
• Verzorgen van berichten; intern en extern
• Informeren van de directeur over bijzonderheden binnen of buiten de organisatie

Zo ziet je dag eruit

Onder het genot van een bak koffie controleer jij de ’to do’s’ van de dag en de agenda’s die jij beheert. Je beantwoordt e-mails en zet concrete acties uit. Vervolgens start je met het uitwerken van de notulen van de directievergadering die de vorige dag plaatsvond. Zodra deze is uitgewerkt, deel je deze met de directieleden en plan je gelijk de volgende vergadering in. Daarna begin je met het redigeren van een tekst die je gisteren aan het einde van de dag van de directeur hebt ontvangen. Je brengt een aantal wijzigingen aan en stuurt de tekst gelijk weer terug, zodat deze spoedig de deur uit kan. Je loopt even bij de directeur langs om te informeren of hij de tekst in goede orde heeft ontvangen en of er nog aanvullende vragen zijn. Dit geeft je gelijk de kans om een paar openstaande acties te bespreken. Je dag zit er bijna op. Je controleert nog de laatste e-mails en sluit je computer af.

Deze kwaliteiten maken jou de juiste aanwinst

Dit kun je van ons verwachten